Как правильно сделать запись о благодарности сотруднику в трудовую книжку в 2021 году — подробная инструкция

Благодарность — это особая форма признания заслуг и достижений сотрудника. Она может стать важной частью трудовой книжки, свидетельствующей о том, что работник оказался ценным и незаменимым членом коллектива.

Оформление благодарности в трудовую книжку становится все более актуальным трендом в современных организациях. Это отличный способ выразить признательность и поощрить сотрудника за его усилия и отличные результаты в работе.

Для того чтобы оформить благодарность, необходимо написать соответствующий текст, в котором указать имя и фамилию сотрудника, а также описать его достижения и вклад в развитие компании. Текст должен быть четким, грамотным и содержательным.

Важно помнить, что благодарность должна быть искренней и отражать реальные заслуги сотрудника. Ведь работник, получивший такое признание, будет гордиться своими достижениями и продолжать отдавать себя работе на все 100 процентов.

Шаг 1: Понять значение благодарности

Оформление благодарности в трудовой книжке является документальным подтверждением признания достижений и качеств сотрудника. Это также позволяет ему показать свои профессиональные успехи при переходе на новую работу или повышении в должности.

Благодарность может быть выражена как руководством организации, так и коллегами сотрудника. Она может быть результатом выполнения задачи особенно хорошо, показа превосходных профессиональных навыков, высокой преданности и проявления инициативы.

Помимо конкретной работы, благодарность может также отражать преданность ценностям и культуре организации, проявление чувства ответственности и лидерских качеств.

Оформление благодарности в трудовой книжке является формальностью, которая может быть независимой от премий, повышения заработной платы или других наград. Это подчеркивает важность и уважение к работе, вкладу и достижениям сотрудника.

Шаг 2: Ознакомиться с правилами оформления благодарности

Перед тем, как перейти к оформлению благодарности сотруднику в трудовую книжку, необходимо ознакомиться с правилами, установленными трудовым законодательством. Это поможет избежать ошибок и недопонимания при оформлении документа.

1. Согласование с работником

Перед тем, как оформить благодарность в трудовую книжку, необходимо получить согласие сотрудника на эту процедуру. Сотрудник должен предоставить письменное согласие или подписать специальное заявление, подтверждающее его согласие на оформление благодарности в трудовую книжку.

2. Форма благодарности

Оформление благодарности должно производиться в письменной форме и содержать следующие элементы:

1. Название организации, в которой работает сотрудник.
2. ФИО и должность сотрудника, которому адресована благодарность.
3. Дата, когда благодарность была выражена.
4. Содержание благодарности, в котором указываются конкретные достижения, заслуги или вклад сотрудника в работу организации.
5. Расшифровка подписей руководителя и ответственного за оформление благодарности.

3. Подписи

Одну копию благодарности с подписями руководителя и ответственного за оформление необходимо оставить в трудовой книжке сотрудника, а другую копию – передать сотруднику лично. Подписи должны быть четкими и разборчивыми.

Ознакомившись с правилами оформления благодарности, можно переходить к следующему шагу – самому оформлению благодарности в трудовую книжку сотрудника.

Шаг 3: Подготовить благодарственное письмо

В благодарственном письме рекомендуется использовать следующую структуру:

1. Вступление: В начале письма необходимо указать дату и место его составления, а также обратиться к сотруднику по имени и фамилии.

2. Описание достижений и заслуг: В этом разделе необходимо описать конкретные достижения и заслуги сотрудника, которые являются основанием для выражения благодарности. Указывайте даты, события, проекты, результаты, которые достиглись благодаря усилиям сотрудника. Не забывайте упомянуть роль и вклад сотрудника в достижение общих целей компании.

3. Подтверждение важности вклада сотрудника: В этом разделе необходимо подтвердить важность и значимость вклада сотрудника для компании. Укажите, как его деятельность повлияла на результаты работы, производительность или качество услуг компании.

4. Завершение и благодарность: В заключительной части письма выразите благодарность сотруднику за его вклад и потраченные усилия. Подчеркните, что его работа не останется незамеченной и что она ценится как один из факторов успеха компании.

Благодарственное письмо должно быть составлено формально и профессионально, однако не забывайте, что главная цель письма — выразить признательность и поощрение сотруднику за его работу. Используйте ясный и лаконичный язык, пишите искренне и искренне радуйтесь за достижения сотрудника.

После составления благодарственного письма, не забудьте подписать его и предоставить сотруднику для сохранения в его личное дело и последующего внесения в трудовую книжку.

Шаг 4: Убедиться в достоверности информации

После того, как благодарность сотруднику составлена и подписана, необходимо убедиться в достоверности информации, которую вы планируете внести в его трудовую книжку. Это важно для того, чтобы избежать возможных неприятностей и дать сотруднику возможность в дальнейшем использовать эту информацию при решении различных вопросов.

Для этого рекомендуется:

1. Проверить правильность написания имени и фамилии сотрудника. Убедитесь, что вы указали все необходимые данные без ошибок.
2. Сверить должность, на которую указана благодарность, с должностью, которая была указана в ранее оформленных документах или внесена в трудовую книжку. Исправьте ошибки, если они есть.
3. Убедиться, что дата благодарности указана правильно. Проверьте, соответствует ли она действительной дате выдачи благодарности сотруднику.
4. Прочитать и проверить содержание благодарности на наличие ошибок, опечаток и неточностей. Убедитесь, что все факты и достижения сотрудника указаны верно и соответствуют действительности.

Также не забудьте обратить внимание на подписи. Убедитесь, что благодарность подписана нужными руководителями и надлежащим образом заверена печатью организации.

Дополнительно рекомендуется обратиться к HR-специалисту или юристу, чтобы убедиться в правильности оформления благодарности и достоверности информации, которую вы собираетесь внести в трудовую книжку сотрудника.

Шаг 5: Обратиться в отдел кадров

После получения благодарности от сотрудника и подписи начальника, необходимо предоставить документ в отдел кадров предприятия. Для этого можно выполнить следующие шаги:

1. Перенести благодарность в электронный формат или распечатать на бумаге.
2. Составить сопроводительное письмо, в котором указать цель обращения, данные сотрудника и прикрепить благодарность.
3. Обратиться в отдел кадров и предоставить документы, либо отправить их по электронной почте в случае удаленной работы.
4. Дождаться подтверждения получения документов от отдела кадров.

Важно уточнить, что процедура предоставления благодарности может отличаться в различных предприятиях. Поэтому перед обращением в отдел кадров рекомендуется ознакомиться с внутренними правилами и требованиями вашего предприятия.

Шаг 6: Сохранить копию благодарности

После того, как вы оформили благодарность сотруднику в трудовую книжку, для сохранения копии благодарности важно следовать определенным шагам:

1. Проверьте благодарность на наличие ошибок или опечаток.
2. Создайте цифровую копию благодарности. Для этого можно воспользоваться сканером или фотокамерой с высоким разрешением.
3. Сохраните файл с цифровой копией благодарности на компьютере или в облачном хранилище. Не забудьте указать понятное имя файла, чтобы легко найти его в будущем.
4. В случае использования облачного хранилища, убедитесь в сохранности и доступности файла копии благодарности. Для этого можно проверить доступ к файлу с другого устройства или войти в облачное хранилище с помощью разных аккаунтов.

Сохранение копии благодарности важно для будущей возможности представить ее в случае необходимости. В случае потери или повреждения оригинала в трудовой книжке, наличие цифровой копии поможет восстановить информацию и подтвердить факт благодарности.

Шаг 7: Ожидать внесения записи в трудовую книжку

После того как вы оформили благодарность своему сотруднику и передали ее в отдел кадров, вам остается только ждать внесения соответствующей записи в трудовую книжку работника.

Обычно процесс внесения записей в трудовую книжку занимает некоторое время, так как требуется согласование и оформление необходимых документов. При этом, сроки могут варьироваться в зависимости от внутренних правил компании и уровня загруженности отдела кадров.

В целях контроля, вы можете обратиться в отдел кадров или к руководителю компании для уточнения сроков внесения записи в трудовую книжку. Важно помнить, что внесение должно происходить в соответствии с действующим законодательством и правилами вашей компании.

Если прошло достаточно времени, и запись все еще не внесена, вы можете повторно обратиться в отдел кадров для уточнения причин задержки. В случае неудовлетворительного ответа, вы также можете обратиться к юристу или профсоюзу для получения консультации и защиты ваших прав.

Не забывайте, что вся необходимая документация и корреспонденция должна быть сохранена и предоставлена в случае необходимости.

Шаг 8: Проследить за внесением записи

После того, как вы предоставили благодарность сотруднику и получили его подпись, очень важно убедиться в том, что данная запись будет внесена в его трудовую книжку.

Для этого следует обратиться к отделу кадров вашей компании и узнать, какие документы или формы нужно предоставить для внесения такой записи. Возможно, вам потребуется заполнить специальное заявление или предоставить копии благодарности и подписи сотрудника, чтобы подтвердить факт получения такой награды.

При обращении в отдел кадров уточните, какой срок требуется для внесения записи в трудовую книжку. Обычно это занимает некоторое время, поэтому будьте готовы к небольшой задержке.

После того, как запись будет внесена в трудовую книжку, рекомендуется проверить ее наличие и правильность заполнения. Если вы заметите какие-либо ошибки или пропуски, сразу сообщите об этом в отдел кадров и попросите их исправить.

Не забывайте, что благодарность сотруднику — это важный акт признания его трудовых достижений. Поэтому регулярно следите за процессом внесения записей в трудовую книжку и убеждайтесь в том, что все благодарности и похвалы отражены там корректно и правильно.

Шаг 9: Получить подтверждение внесения записи

После того как вы оформили благодарность сотруднику в его трудовую книжку, вам необходимо получить подтверждение о внесении данной записи.

Обратитесь к кадровой службе вашей организации и запросите официальное подтверждение того, что благодарность была внесена в трудовую книжку сотрудника. Уточните, каким образом вам будет предоставлено подтверждение — может быть, вам нужно будет подойти лично или отправить запрос по электронной почте.

Сохраните полученное подтверждение в своих деловых документах вместе с оригиналом благодарности. Это поможет вам иметь доказательство о том, что запись была оформлена правильно и внесена в трудовую книжку сотрудника.